W ostatnich tygodniach Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: DKIS) wydał kilka interpretacji dot. obowiązków podatników w zakresie KSeF, które mogą mieć istotny wpływ na obieg dokumentów w kontaktach z kontrahentami. Jedną z nich jest interpretacja nr 0113-KDIPT1-2.4012.1219.2025.2.MC wydana 3 kwietnia 2026 r., która dotyczy przekazania nabywcy wizualizacji faktury (wydruk lub PDF) jeszcze zanim faktura zostanie przesłana do KSeF i otrzyma numer KSeF.

Interpretacja dotyczyła wnioskodawcy – spółki hotelowej – który wystawia faktury w trybie online i offline zarówno dla polskich podatników (B2B zobowiązani do korzystania z KSeF), kontrahentów zagranicznych, jak i konsumentów. Pytanie wnioskodawcy dotyczyło tego czy może on – zanim faktura trafi do KSeF i otrzyma numer KSeF – wydać nabywcy wizualizację faktury (wydruk / PDF) poza KSeF, tak jak dotychczas robił to w recepcji podczas wymeldowania gościa. Dla wielu podatników możliwość przekazania wizualizacji faktury wystawionej w KSeF jeszcze zanim zostanie jej przypisany numer KSeF może być kluczowa dla zachowania ustalonych z kontrahentami modeli obiegu dokumentów i ich akceptacji, szczególnie w zakresie samofakturowania.

DKIS w dość kazuistyczny sposób wskazał, iż poza nielicznymi wyjątkami co do zasady nie można wydać wizualizacji faktury przed jej wysłaniem do KSeF i nadaniem jej numeru KSeF – często jedynym dopuszczalnym dokumentem w takiej sytuacji jest tzw. potwierdzenie transakcji. Zgodnie ze stanowiskiem DKIS:

  • dla polskich podatników zobowiązanych do korzystania z KSeF niezależnie od trybu wysyłki faktury (online czy offline) wydanie wizualizacji faktury jest możliwe wyłącznie po wysyłce faktury do KSeF i nadaniu jej numeru KSeF;
  • kontrahentom zagranicznym (nieposiadającym w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności) i konsumentom:
  • dla faktur wystawionych w trybie online wizualizacja jest udostępniana dopiero po wysłaniu faktury do KSeF i nadaniu jej numeru KSeF,
  • dla faktur wystawionych w trybie offline wizualizacja faktury może być udostępniona jeszcze przed wysłaniem jej do KSeF – można wydać wizualizację faktury z dwoma kodami QR („OFFLINE”, „CERTYFIKAT”), w sposób uzgodniony z nabywcą.

W sytuacjach, gdy przepisy nie pozwalają na wydanie wizualizacji faktury przed wysłaniem do KSeF (w szczególności dla polskiego B2B) a sprzedawca musi ze względów biznesowych wydać nabywcy dokument, może wygenerować mu potwierdzenie transakcji, które nie jest fakturą, ale dokumentem zawierającym:

  • podstawowe dane stron,
  • numer faktury nadany przez wystawcę,
  • kwotę brutto,
  • dwa kody QR.

Interpretacja jednoznacznie wskazuje, że swobodne wydawanie wizualizacji faktur przed ich wysyłką do KSeF będzie wyjątkiem, a nie regułą. Tylko w relacjach z zagranicznymi kontrahentami i konsumentami, w trybie offline i przy zachowaniu szczegółowych wymogów technicznych, może być bezpiecznie stosowana. W szczególnych procesach funkcjonujących w biznesie, takich jak np. samofakturowanie, brak możliwości udostępnienia wizualizacji celem akceptacji faktury może się okazać krytyczny. Niezależnie od tego, przywołana interpretacja jest kolejnym przykładem na to jak ważna jest implementacja procedur wewnętrznych i prawidłowe zorganizowanie procesów fakturowania, które będą pozwalały rozróżnić, kiedy możliwe jest wyłącznie przekazanie faktury w KSeF a kiedy poprawne będzie wystawienie i przekazanie wizualizacji faktury albo potwierdzenia transakcji.

Jeśli powyższe zagadnienie dotyczy Państwa działalności i są Państwo zainteresowani naszą pomocą w przedmiotowym zakresie, uprzejmie prosimy o kontakt z Państwa opiekunem.

Powyższy post na blogu stanowi informację o charakterze ogólnym, jego celem jest dostarczenie Państwu na bieżąco informacji o zmianach w prawie podatkowym, interpretacjach organów podatkowych, rozwoju linii orzeczniczej oraz ciekawych komentarzach. Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA nie ponosi prawnej odpowiedzialności za żadne działania lub zaniechania podjęte w wyniku powyższych informacji.