Magdalena Szczepańska, Natalia Sęk
Puls Biznesu

Wprowadzanie narzędzi wspierających prowadzenie biznesu online w czasach pandemii jest dla przedsiębiorców niezbędne.

Jednym z takich narzędzi jest elektroniczne fakturowanie. Prowadzenie ksiąg bez konieczności posługiwania się dokumentami w formie papierowej, usprawnienie procesu obiegu faktur czy otrzymywania potwierdzeń odbioru faktur korygujących – to tylko nieliczne korzyści płynące z wdrożenia elektronicznego fakturowania. Wiąże się ono także z przechowywaniem faktur w takiej formie, co pozwala na redukcję kosztów związanych z przechowywaniem tradycyjnych faktur.

Ustawa o VAT wprowadza warunki, które muszą zostać spełnione, aby odejść od tradycyjnej papierowej formy fakturowania. Zgodnie z art. 106n ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Nie jest konieczna szczególna forma takiej akceptacji. Może ona wynikać z umowy zawartej pomiędzy stronami. Bez względu na formę faktury muszą cechować się autentycznością pochodzenia, integralnością treści oraz czytelnością (art. 106m ustawy o VAT). O ile czytelność nie budzi wątpliwości, o tyle pierwsze dwie cechy rozumiane są odpowiednio jako pewność co do podmiotu sprzedawcy/wystawcy oraz brak możliwości edycji faktury (np. poprzez nieedytowalny format PDF). Ustawodawca wskazuje podatnika jako odpowiedzialnego za określenie sposobu ich zapewnienia. Może to zrobić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, pozwalających na ich weryfikację, co w przypadku elektronicznego fakturowania wymaga odpowiednich procedur. Ważną kwestią jest również przechowywanie elektronicznych faktur w podziale na okresy, zapewniając ich łatwe odszukanie i umożliwiając dostęp organom podatkowym (art. 112a ustawy o VAT). Przepisy nie wskazują jednak precyzyjnie, jak w konkretnych przypadkach spełnić warunki ustawowe i zapewnić zgodne z ustawą o VAT wystawianie, dostarczanie i przechowywanie faktur elektronicznych.

Z perspektywy podatników pojawiają się w tym zakresie uzasadnione wątpliwości. Istnieje bowiem ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowe, np. podczas kontroli, prawa do odliczenia VAT z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, gdyby któraś z przesłanek nie została spełniona bądź gdyby sposób ich przechowywania był niezgodny z aktualnym podejściem organów podatkowych. Dlatego podatnicy licznie wnioskują o interpretacje indywidualne. Stanowisko organów podatkowych w tej kwestii na przestrzeni ostatnich lat ugruntowało przychylną dla podatników linię interpretacyjną.

Organy potwierdzają zarówno sposób zapewnienia cech pożądanych dla faktur, sposób ich przechowywania w formie elektronicznej, prowadzenie archiwizacji elektronicznej bez konieczności przetrzymywania wersji papierowej faktur, i zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymywanych faktur elektronicznych.

Szereg korzyści, które niesie za sobą odejście od tradycyjnej formy fakturowania na rzecz elektronicznej, nie pozostawia wątpliwości co do słuszności tego rozwiązania. Ujednolicone, pozytywne dla podatników stanowisko organów podatkowych umożliwia wdrożenie elektronicznego fakturowania na podstawie przesłanek prezentowanych w wydanych dotychczas interpretacjach indywidualnych. Niemniej w celu zabezpieczenia w szczególności prawa do odliczenia VAT z faktur otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej, warto wystąpić z wnioskiem o indywidualną interpretację prawa podatkowego w swojej sprawie.