Magdalena Szczepańska
Puls Biznesu
Pomimo harmonizacji przepisów dotyczących VAT na poziomie Unii Europejskiej każde państwo członkowskie wprowadziło szczegółowe regulacje w zakresie zasad dokumentowania transakcji.
W związku z tym zagraniczne podmioty zarejestrowane w Polsce dla celów VAT są zobowiązane stosować polskie regulacje, wystawiając faktury dokumentujące transakcje opodatkowane VAT w naszym kraju. Większość z tych podmiotów korzysta z programów księgowych działających na podstawie przepisów spełniających wymagania kraju swojej rezydencji podatkowej. Wyzwaniem stojącym przed nimi jest dostosowanie systemu księgowego tak, aby generował faktury, które zostaną zaakceptowane zarówno przez polskie organy podatkowe, jak i kontrahentów.
Polska ustawa o VAT określa, jakie wymagania musi spełnić faktura, w tym korygująca, aby została uznana za wystawioną prawidłowo. Typowym wymaganiem dla polskiego ustawodawstwa jest np. umieszczanie na fakturze zwrotów w języku polskim, takich jak faktura korygująca, mechanizm podzielonej płatności czy kwota podatku VAT w PLN. Zmiany w systemie księgowym, które musiałyby wprowadzić zagraniczne podmioty, są niejednokrotnie zbyt kosztowne, w szczególności dla potrzeb prowadzenia jedynie niewielkiej części działalności gospodarczej w innym kraju. W takiej sytuacji podmiotom zagranicznym pozostaje wykorzystanie możliwości systemów księgowych, którymi dysponują, w taki sposób, aby wystawiony dokument zawierał co najmniej elementy obligatoryjne z punktu widzenia polskich przepisów.
Ustawodawca nie wypowiedział się w zakresie rozmieszczenia na fakturze poszczególnych jej elementów. Zatem obligatoryjne dane mogą być wskazane w dowolnym jej miejscu, np. w stopce lub tzw. informacjach dodatkowych (polu tekstowym na fakturze). Podmioty zagraniczne powinny więc rozważyć wykorzystanie np. pól tekstowych w treści wystawianych dokumentów i umieszczać tam wszystkie wymagane polską ustawą dane czy adnotacje.
Różnice dotyczące fakturowania występujące w krajach UE są szczególnie widoczne w zakresie wystawiania faktur korygujących. Polska ustawa o VAT przewiduje, że w przypadku korekty podatku VAT lub podstawy opodatkowania faktura korygująca powinna dotyczyć jedynie zmiany w wartości podatku VAT lub podstawy opodatkowania. Regulacje niektórych krajów UE dopuszczają możliwość wystawienia w takim przypadku dwóch faktur korygujących, przy czym jedna zeruje transakcję pierwotną, a druga dokumentuje ją w prawidłowej wartości. Uzyskujemy wówczas taki sam rezultat jak w przypadku wystawienia jednego dokumentu korygującego. Niestety, polskie organy podatkowe nie akceptują takich rozwiązań. Zgodnie z ich stanowiskiem każdy podatnik, dokumentując transakcje opodatkowane VAT w Polsce, jest zobowiązany do stosowania wymagań polskiej ustawy, która wskazuje na konieczność wystawienia jednego dokumentu korygującego. Rozwiązaniem, które można w takiej sytuacji zastosować, jest wystawienie dokumentu, który z punktu widzenia systemu księgowego zagranicznego podmiotu nie będzie fakturą ani fakturą korygującą, będzie natomiast zawierał wszystkie elementy wymagane do uznania go w świetle polskich regulacji za prawidłowo wystawiony dokument. W sytuacji korekt mniejszej wagi warto rozważyć ustalenie z polskim nabywcą, że to on wystawi notę korygującą do faktury pierwotnej, aby transakcja została udokumentowana w prawidłowy sposób, odpowiadając wymogom polskich przepisów.