Od 1 stycznia 2027 r. zacznie obowiązywać przepis art. 108g ustawy o VAT, nakładający na nabywcę obowiązek podania numeru KSeF faktury albo identyfikatora zbiorczego przy płatności za fakturę ustrukturyzowaną.

Obowiązek podania numeru KSeF faktury lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez KSeF wystąpi, jeżeli:

  • sprzedawca i nabywca są czynnymi podatnikami VAT,
  • płatność dotyczy faktury ustrukturyzowanej (w tym w wystawionej w trybie offline, ale przesłanej do KSeF zgodnie z przepisami),
  • zastosowany instrument płatniczy umożliwia podanie numeru KSeF w tytule transferu.

Regulacja może objąć także podatnika, który nie jest nabywcą, lecz dokonuje płatności za fakturę wystawioną na rzecz nabywcy (polecenie zapłaty). Dla faktur objętych mechanizmem podzielonej płatności podanie numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej zastąpi obowiązek podania numeru faktury w formule przelewu.

Warto już teraz skontaktować się z bankiem i ustalić w jaki sposób dostosują formularz przelewu w celu umożliwienia Państwu wypełnienia ustawowego obowiązku. Brak jednolitych wytycznych regulacyjnych powoduje, że każdy bank może ustalić własne wymagania. Wpływ nowych regulacji może okazać się istotny na procesy regulowania zobowiązań, zwłaszcza jeżeli dotychczas korzystali Państwo ze zbiorczych płatności lub zewnętrznych narzędzi.

Identyfikator zbiorczy. Wyzwanie dla procesu rozliczania należności

Identyfikator zbiorczy wygenerowany przez KSeF pozwoli wypełnić wskazany powyżej obowiązek dla dużej ilości faktur jednocześnie (2-10.000 w jednym identyfikatorze). Bank przekaże go jednak wyłącznie w opisie operacji. Sprzedawca powinien więc przypisać wpłaty do poszczególnych dokumentów zapewniając możliwość powiązania płatności do poszczególnych faktur. Może to wymagać integracji KSeF z systemem księgowym i procesem obsługi płatności, a także określenia zasad postępowania w przypadku różnic między kwotą przelewu a sumą powiązanych faktur.

Nie każdy transfer pieniężny wymaga podania numeru KSeF

W praktyce biznesowej występują sytuacje, w których wysokość kwoty przelewu jest ustalana na podstawie faktury ustrukturyzowanej, ale nie jest wystawiona na rzecz podmiotu wykonującego przelew. Chodzi tutaj m.in. o przekazywanie partnerom przez operatora platformy środków otrzymanych od klientów pomniejszonych o prowizję, a także wypłat odszkodowania przez ubezpieczyciela, nawet jeżeli jego wysokość ustalono z uwzględnieniem faktury dokumentującej koszt usunięcia szkody. Takie podejście potwierdza również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w ostatnio wydanych interpretacjach indywidualnych (sygn. 0114-KDIP4-3.4012.366.2026.1.DS z dnia 27.07.2026 oraz 0111-KDIB3-1.4012.306.2026.2.MG z dnia 08.07.2026). Ze względu na różnorodność występujących sytuacji, każdy proces wymaga odrębnej weryfikacji pod kątem obowiązku umieszczania numeru KSeF w przelewie.

W związku ze zbliżającym się terminem wejścia w życie regulacji, już teraz rekomendujemy przegląd procesów płatniczych, ustalenie czy Państwo lub kontrahenci planują korzystać z identyfikatorów zbiorczych. Wszystko to będzie wymagało odpowiedniego dostosowania systemów księgowych i płatniczych, na które może zabraknąć czasu na koniec roku, gdy trwają inne procesy związane z zamknięciem ksiąg.

Jeśli powyższa kwestia dotyczy Państwa działalności i chcieliby Państwo uzyskać wsparcie w tym zakresie zachęcamy do kontaktu z Państwa opiekunem.

Powyższy post na blogu stanowi informację o charakterze ogólnym, jego celem jest dostarczenie Państwu na bieżąco informacji o zmianach w prawie podatkowym, interpretacjach organów podatkowych, rozwoju linii orzeczniczej oraz ciekawych komentarzach. Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA nie ponosi prawnej odpowiedzialności za żadne działania lub zaniechania podjęte w wyniku powyższych informacji.