Praktyczne problemy podatników związane z funkcjonowaniem KSeF znajdują odzwierciedlenie w dużej liczbie zapytań kierowanych przez nich do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS) w drodze wniosków o wydanie interpretacji indywidualnej. W maju 2026 r. DKIS opublikował kilka interpretacji indywidualnych, które w swych rozstrzygnięciach prezentują bardzo restrykcyjne podejście do wizualizacji faktur ustrukturyzowanych.

Jedną z tych interpretacji jest interpretacja o sygn. 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW, gdzie wniosek złożyła Spółka, która będzie wystawiać faktury ustrukturyzowane w formacie XML w KSeF, zawierające wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT oraz schemat faktury ustrukturyzowanej. Jednocześnie Spółka będzie generować i przesyłać swoim kontrahentom wizualizacje faktur w formacie PDF, wskazując przy tym, iż oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej, wizualizacja może zawierać dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji. Spółka argumentowała poprawność sposobu wystawiania faktur tym, że w jednym dokumencie PDF zawiera wszystkie elementy obowiązkowe z ustawy o VAT, oraz dodatkowe dane, które wynikają z uwarunkowań biznesowych uczestników transakcji, ale nie zmieniają jej podatkowej kwalifikacji.

Takiej praktyce zdecydowanie sprzeciwił się DKIS wskazując, iż struktura logiczna faktur FA (3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej. Pomimo iż przepisy ustawy o VAT nie określają wymogów jakie powinna spełniać wizualizacja faktur ustrukturyzowanych, to warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności a różnice zaprezentowane przez Spółkę mogą wprowadzać w błąd odbiorcę faktury co do warunków transakcji i nie stanowią odzwierciedlenia faktury ustrukturyzowanej. DKIS uznał, iż generowane przez Spółkę wizualizacje PDF mogą stanowić odrębne faktury dokumentujące tę samą transakcję. W sytuacji, gdy wizualizacja PDF będzie zwierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, ale jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej wysłanej do KSeF, może zostać uznana za tzw. „pustą fakturę”, o której mowa w art. 108 ustawy. Taka kwalifikacja ma poważne konsekwencje dla podatników – wiąże się z obowiązkiem podwójnej zapłaty VAT.

Liczba interpretacji wydanych w temacie wizualizacji faktur ustrukturyzowanych pokazuje kierunek interpretacyjny DKIS. Podobne rozstrzygnięcie zostało również wydane przez DKIS w odniesieniu do wizualizacji w formacie EDI. W praktyce dla podatników, którzy udostępniają poza KSeF wizualizację faktury ustrukturyzowanej generowaną z systemu księgowego oznacza to:

  • ryzyko powstania obowiązku zapłaty podatku VAT w wyniku uznania wizualizacji PDF za odrębną fakturę, jeśli chociaż minimalnie różni się od faktury wysłanej do KSeF,
  • konieczność weryfikacji zgodności wizualizacji PDF z fakturą ustrukturyzowaną w KSeF i jej odpowiednie dostosowanie,
  • potencjalne spory z organami dotyczące prawidłowości prezentacji danych i fakturowania, w przypadku braku możliwości zmian w systemie fakturowania.

Jeśli powyższe zagadnienie dotyczy Państwa działalności i są Państwo zainteresowani naszą pomocą w przedmiotowym zakresie, uprzejmie prosimy o kontakt z Państwa opiekunem.

Powyższy post na blogu stanowi informację o charakterze ogólnym, jego celem jest dostarczenie Państwu na bieżąco informacji o zmianach w prawie podatkowym, interpretacjach organów podatkowych, rozwoju linii orzeczniczej oraz ciekawych komentarzach. Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA nie ponosi prawnej odpowiedzialności za żadne działania lub zaniechania podjęte w wyniku powyższych informacji.