Podatnicy, którzy funkcjonują w ramach grup kapitałowych często dokonują zakupu usług niematerialnych (np. usług doradczych, prawnych, księgowych, zarządzania, HR lub innych o podobnym charakterze) od podmiotów powiązanych. Każdorazowo zakup takich usług powinien być należycie udokumentowany – ten typ transakcji budzi bowiem coraz większe zainteresowanie organów skarbowych.

Niezależnie od charakteru usług niematerialnych będących przedmiotem transakcji łączy je to, że ich efekt nie zawsze wiąże się z namacalnymi wynikami, a co za tym idzie – mogą pojawić się problemy związane z udowodnieniem ich wykonania. Konsekwencją takiej sytuacji może być kwestionowanie uznania poniesionych kosztów jako kosztów uzyskania przychodu przez organy skarbowe.

Jak pokazuje nasza praktyka, w przypadku ewentualnej kontroli organy skarbowe oczekują dowodów (i) potwierdzających fakt świadczenia usług oraz (ii) wykazania związku z przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Brak takiej dokumentacji może spowodować, że organ skarbowy zakwestionuje możliowść rozpoznania kosztów w całosci lub w części, co może prowadzić do zaległości podatkowej.

Same przepisy nie precyzują, w jaki sposób należy sporządzić dokumentację oraz jak powinny wyglądać dowody świadczenia usług. Z orzecznictwa sądów (por. wyrok WSA w Łodzi z dnia 5 marca 2025 r., I SA/Łd 682/24) jasno wynika, że sama umowa czy faktura nie są wystarczającymi dowodami potwierdzającymi wykonanie usług niematerialnych. Takie usługi winny być udokumentowane w sposób, który pozwoli na niebudzącą wątpliwości identyfikację ich realizacji, a to na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie ich faktycznego wykonania i należytego udokumentowania (por. wyrok WSA w Lublinie z 25 września 2024 r., I SA/Lu 278/24).

W naszej ocenie powyższe może stać się rutynowym elementem kontroli podatkowym w związku z uchyleniem przepisu art. 15e Ustawy o CIT limitującego możliwości odliczenia takich kosztów, co skutkuje występowaniem przez podatników o stwierdzenie nadpłaty w podatku CIT za lata 2018 – 2021 oraz niskimi wpływami budżetu Państwa z tytułu krajowego podatku minimalnego oraz przerzuconych dochodów.

Zwracamy Państwa uwagę, że odpowiednio wcześnie wdrożona procedura dokumentowania nabywanych usług niematerialnych może ochronić Państwa przed próbą kwestionowania kosztów podatkowych, odpowiedzialnością karno-skarbową oraz znacząco zwiększyć bezpieczeństwo podatkowe w przypadku ewentualnej kontroli.

Jeśli powyższe zagadnienie dotyczy Państwa działalności i są Państwo zainteresowani naszą pomocą w przedmiotowym zakresie, uprzejmie prosimy o kontakt z Państwa opiekunem.

Powyższy post na blogu stanowi informację o charakterze ogólnym, jego celem jest dostarczenie Państwu na bieżąco informacji o zmianach w prawie podatkowym, interpretacjach organów podatkowych, rozwoju linii orzeczniczej oraz ciekawych komentarzach. Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA nie ponosi prawnej odpowiedzialności za żadne działania lub zaniechania podjęte w wyniku powyższych informacji.